SCP DEVINE

batiment robin devine

La SCP Robin-Devine, basée à Roquemaure (30), est une étude familiale de taille moyenne comprenant trois notaires associés et dix collaborateurs. Le gros de son activité concerne l’immobilier, la maison d’habitation individuelle, des appartements, des terrains à bâtir ainsi que du VEFA (vente d'un logement en l'état futur d'achèvement). La clientèle est essentiellement constituée de particuliers, mais comprend aussi quelques communes et les ASF (Autoroutes du Sud de la France). L’étude met un point d’honneur à recevoir l’intégralité de ses actes et à offrir tous les gages de sécurité juridique possibles aux clients. La SCP traite environ 1.200 actes à l’année. Bien qu’étant équipée de deux photocopieurs numériques, elle était limitée en termes d’interactions entre le scan sur photocopieur et le rattachement dans le dossier. Le processus était chronophage et fastidieux. Le métier de notaire évoluant rapidement, l’étude a souhaité disposer d’une solution lui permettant de gagner en efficacité de traitement.

Cahier des charges

La SCP devait se mettre à niveau en matière d’outillage informatique. Il s’agissait de faire gagner du temps aux collaborateurs dans les processus administratifs. Un acte de ventes comprend plus de 150 annexes à traiter pouvant atteindre des documents de 350 pages pour les copropriétés, avec notamment les diagnostics plomb, amiante, termites, électricité, performance énergétique, loi Carez, certificat d’urbanisme qu’il faut vérifier au quotidien pour apporter la sécurité juridique aux clients, tant vendeurs qu’acquéreurs. Sans oublier les hypothèques, l’urbanisme, les identités, les capacités juridiques qui constituent autant de preuves à intégrer dans ces annexes.

DÉPLOIEMENT

 « CBC a installé le matériel, fait une formation sur site, assuré la mise en service et le suivi après installation de façon opérationnelle et réactive » pour Maître Devine. Les scanneurs ont tous été installés et paramétrés individuellement en même temps, ce qui a réduit le temps d’immobilisation de l’étude au minimum. Guère plus de deux mois se sont écoulés entre le début du projet et sa mise en œuvre.

Témoignage

Le gain de 40 min/collaborateur/jour rejaillit sur la qualité de service offerte aux clients, notamment en matière d’écoute téléphonique et de conseil.

Témoignage

Maitre Julien Devine Associé

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